Quante aziende conoscete che riescono a sfruttare almeno l’80% delle funzionalità del loro gestionale ERP? Poche, vero? Spesso i fornitori di software si ritrovano a sviluppare personalizzazioni su richiesta degli utenti, i quali troppe volte non si soffermano a ragionare sul flusso del lavoro più efficace e non conoscono a fondo le potenzialità dei software.
Perché succede?
Innanzitutto, trovare il tempo per pensare a una standardizzazione dell’ERP non è facile. Se poi la comunicazione tra reparti lascia a desiderare, non si allinea la conoscenza del sistema, né i bisogni e le modalità con cui andrebbero soddisfatti, lasciando queste decisioni solo al management, che a sua volta non sempre comunica abbastanza.
Il risultato? Sistemi pesantemente personalizzati che, se mai si volesse migrare verso una soluzione più moderna, sarebbe folle replicare su nuove piattaforme così come sono, con costi e fatica che possono scoraggiare anche i più audaci.
Ma come fare allora?
I software sono un ottimo strumento per la digitalizzazione dei processi, che vuol dire anche, implicitamente, standardizzazione; quindi, il primo passo più corretto da fare è cogliere l’occasione per razionalizzare questi processi coinvolgendo le persone chiave. È fondamentale che tutti comprendano i confini funzionali di ciascun reparto e puntino a un obiettivo comune. Poi, una volta chiariti ruoli e responsabilità, arriva il momento di valutare le opzioni più adatte e pianificare una roadmap di implementazione graduale, con tempistiche, obiettivi e un team di lavoro ben definito.
Qui entra in gioco il change management: una pratica preziosa che molti “boomer” ben conoscono!
Si parte comunicando l’intenzione di cambiare la gestione attuale, raccogliendo suggerimenti di miglioramento e diffondendo le competenze necessarie per l’uso dello strumento ERP.
In tutti questi step preparatori del processo un consulente esterno può fare un’enorme differenza, offrendo una prospettiva imparziale.
Il suo contributo è prezioso perché:
◼️Sfida le persone a spiegare perché certe cose vengono fatte in un determinato modo, soprattutto quando la risposta è “Abbiamo sempre fatto così.”
◼️Favorisce la condivisione del rischio decisionale tra un gruppo di lavoro multidisciplinare, incoraggiando le scelte collettive.
◼️Fa da tramite tra il management e il fornitore di tecnologia, traducendo correttamente bisogni e preferenze.
◼️Identifica criticità legate a competenze, organizzazione e sistemi software.
Anche solo il fatto di rimettere in discussione il sistema attuale porta benefici, ma crea anche aspettative. Affidare questa attività a un Project Manager dedicato è un ottimo passo verso il cambiamento.