Automazione dei processi interni in una società di consulenza.

Automazione dei processi interni in una società di consulenza.
Ottimizzazione operativa tramite Power Platform e Intelligenza Artificiale

L'azienda

Una società di consulenza manageriale in crescita, ha intrapreso un percorso di digitalizzazione dei processi aziendali interni, focalizzato sull’automazione delle attività ripetitive e a basso valore aggiunto. Il progetto, guidato da Linfa Digitale, ha trasformato il modo in cui l’azienda gestisce proposte commerciali, lettere di incarico e fatturazione, migliorando efficienza e tracciabilità.

Il problema iniziale e l'obiettivo

L’azienda gestiva flussi operativi interni (offerte, incarichi, attività, fatture) con strumenti manuali basati su Excel. Questa configurazione comportava:

‭• Duplicazioni e assenza di chiavi univoche
‭• Alto rischio di errore nei dati
‭• Bassa scalabilità e visibilità complessiva

Il Cliente era consapevole di gestire una mole crescente di attività senza una struttura centralizzata, con conseguente sovraccarico delle risorse operative.

L’obiettivo: Ridurre ridondanze, errori e file Excel, e automatizzare e centralizzare il lavoro con soluzioni semplici e flessibili, sfruttando la Power Platform Microsoft già disponibile in azienda.

La strategia di Linfa Digitale

Metodologia

‭• Interviste strutturate con i referenti interni
‭• Analisi dei file Excel su proposte commerciali, lettere di Incarico, Attività e Fatture
‭• Esame della documentazione cliente
‭• Approccio progettuale in 4 fasi con metodologia agile
‭• Mappatura “As-Is” dei flussi su Excel
‭• Individuazione delle inefficienze e colli di bottiglia
‭• Studio dell’integrazione Power Platform + AI

La Soluzione Adottata

Mappatura completa dei flussi esistenti, con identificazione di duplicazioni, punti critici e mancanze di sincronizzazione tra fogli.

1. Strutturazione digitale

Creazione di liste SharePoint, archivi organizzati e nomenclature coerenti per le commesse e i documenti.

2. Integrazione attività operative e fatturazione

Raccolta dati da CE, attività e parcelle direttamente in Microsoft Lists, con dashboard Power BI per margini e monitoraggio.

3. Automazione con Intelligenza Artificiale

‭• Le lettere di incarico (es. da Il Sole 24 Ore) vengono lette automaticamente da un algoritmo AI, che ne estrae contenuti chiave.
‭• Il documento viene firmato digitalmente e archiviato, con aggiornamento automatico del sistema.

4. Formazione e rilascio

Supporto all’adozione interna, creazione viste personalizzate, e progressiva eliminazione degli Excel manuali

Strumenti e tecniche

‭• Microsoft Power Platform (Lists, Automate, SharePoint, Power BI)
‭• AI Builder per l’estrazione dati da lettere PDF
‭• Processo guidato da workshop, prototipazione e test reali
‭• Temo totale di implementazione: 10 settimane.

Risultati
ottenuti

A conclusione del progetto, il management dell’azienda cliente ha evidenziato da subito gli importanti benefici ottenuti:

⚪ +75% efficienza nella gestione lettere di incarico

⚪ Centralizzazione dati su SharePoint con accesso controllato

⚪ Dashboard Power BI per analisi margini, ore e fatture

⚪ Processi tracciabili, scalabili e modificabili rapidament

Aree di
miglioramento

⚪ In fase iniziale, alcuni flussi richiederanno ancora validazione manuale.

⚪ Il Cliente è partito con un’idea precisa, ma con il senno di poi sarebbe stato utile fare un assessment delle opportunità di automazione e introduzione di AI in azienda come primo step, per fare una scelta mirata dell’ambito dove si può avere maggiore impatto.

Conclusioni

Il caso dimostra come anche piccole realtà già snelle possano trarre enormi vantaggi da una digitalizzazione ben strutturata, a costi assolutamente approcciabili e con un ottimo tempo di payback di pochi mesi.

La combinazione tra strumenti Microsoft 365 e Intelligenza Artificiale ha reso i processi interni più efficienti, tracciabili e pronti a scalare.